Allgemeine Geschäftsbedingungen für Fachausstellungen

Die vertraglichen Beziehungen zwischen dem Veranstalter/Organisator und Aussteller werden durch die „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“  im Folgenden geregelt.

1              Veranstalter

Concept Heidelberg GmbH, Rischerstr. 8, 69123 Heidelberg, Telefon: 06221 – 84 44 0. Die Standverträge werden nur mit der Concept Heidelberg GmbH geschlossen.

2              Anmeldung

2.1           Standanmeldung

Die Anmeldung zur Fachausstellung hat schriftlich auf dem dafür vorgesehenen Formular mit rechtsverbindlicher Unterschrift zu erfolgen. Die Anmeldung ist ein unwiderrufliches Vertragsangebot an die Concept Heidelberg GmbH, an das der Aussteller bis zum Beginn der Veranstaltung gebunden ist. Die Zusendung der Anmeldung bietet keinen Anspruch auf Zulassung. Erst die Bestätigung durch den Veranstalter stellt eine verbindliche Buchung dar.

2.2           Vertragsinhalt

Wesentliche Bestandteile des Vertrages sind

a) das Anmeldeformular,
b) veranstaltungsspezifische Zusatzinformationen,
c) die allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Im Falle der Nichtübereinstimmung gelten die Regelungen in der oben bezeichneten Reihenfolge.

2.3           Einbeziehung der Vertragsbedingungen

Mit der Unterzeichnung der Standanmeldung erkennt der Aussteller die Geschäfts- und Teilnahmebedingungen als verbindlich an. Er hat dafür einzustehen, dass auch die von ihm auf der Veranstaltung beschäftigten Personen den gesamten Vertrag erhalten.

3              Gemeinschaftsaussteller

Wollen mehrere Aussteller gemeinsam einen Stand mieten, so haben sie in der Anmeldung einen von ihnen bevollmächtigten Ausstellungsvertreter zu benennen, mit dem allein die Concept Heidelberg GmbH verhandelt. Der Bevollmächtigte haftet für ein Verschulden seiner Vollmachtgeber wie für eigenes Verschulden. Die beteiligten Aussteller haften der Concept Heidelberg GmbH als Gesamtschuldner. Dem Veranstalter müssen aller Firmen die an dem Stand beteiligt sind benannt werden.

4              Vertragsschluss

4.1           Auftragsbestätigung

Über die Annahme des Angebotes entscheidet die Concept Heidelberg GmbH durch eine schriftliche Auftragsbestätigung (Zulassung des Ausstellers)

4.2           Zulassung/Beschränkung der Aussteller und Ausstellungsinhalte

Über die Zulassung entscheidet die Concept Heidelberg GmbH nach eigenem Ermessen. Ein Rechtsanspruch auf Zulassung besteht nicht. Der Aussteller kann sich nicht auf die Teilnahme an vorangegangenen Veranstaltungen berufen. Aussteller, die in der Vergangenheit ihren finanziellen Verpflichtungen gegenüber der Concept Heidelberg GmbH nicht nachgekommen sind oder die gegen die Vertragsbedingungen oder gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen, können vom Zulassungsverfahren ausgeschlossen werden. Ist die Zulassung aufgrund falscher Voraussetzungen oder Angaben erteilt worden oder sind die Zulassungsvoraussetzungen später entfallen, ist die Concept Heidelberg GmbH berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten.

5              Standzuteilung

5.1           Grundsatz

Die Concept Heidelberg GmbH teilt den Stand bei der Online Ausstellung (virtueller Stand- und Hallenplatz) unter Berücksichtigung des Themas und der Gliederung der jeweiligen Veranstaltung zu. Standwünsche werden nach Möglichkeit beachtet. Die zeitliche Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen ist für die Platzvergabe nicht maßgebend. Ebenso ist der Veranstalter bis zum Veranstaltungsbeginn berechtigt, die Platzvergabe zu verändern.

5.2           Änderung angrenzender Stände (virtuelle Ausstellungsstände)

Der Aussteller muss in Kauf nehmen, dass sich bei Beginn der Veranstaltung die Lage der übrigen Stände gegenüber dem Zeitpunkt der Zulassung verändert hat. Ersatzansprüche sind beiderseits ausgeschlossen.

5.3           Austausch, Überlassung an Dritte

Ein Austausch des zugeteilten Standes mit einem anderen Aussteller sowie eine teilweise oder vollständige Überlassung des Standes an Dritte ist ohne entsprechende Vereinbarung mit der Concept Heidelberg GmbH nicht gestattet.

5.4           Gestaltung der virtuellen Stände

Die Gestaltung der virtuellen Stände bleibt bei Einhaltung der Geschäftsbedingungen und der besonderen Teilnahmebedingungen dem Aussteller selbst überlassen. Der Aussteller gewährleistet, dass die von ihm zur Verfügung gestellten Inhalte sowie die verlinkte(n) Zielseite(n) weder gegen geltendes Recht verstoßen, noch Rechte Dritter, gleich welcher Art, beeinträchtigen oder verletzen.

5.5           Ausschluss

Die Concept Heidelberg GmbH kann verlangen, dass Inhalte von dem virtuellen Ausstellungsstand  entfernt werden, die in dem Standmietvertrag nicht enthalten waren oder sich als belästigend oder mit dem Veranstaltungsziel nicht vereinbar sind.

6              Zahlungsbedingungen

Die vollständige Zahlung der Standmiete ist die unbedingte Voraussetzung für eine Teilnahme an der Veranstaltung. Diese muss fristgerecht vor Veranstaltungsbeginn erfolgen.

6.1           Fälligkeit

Die Zahlungsbedingungen mit Fristen, Stornomöglichkeiten  sind dem  Anmeldeformular zu entnehmen.

6.2           Abtretung, Aufrechnung

Die Abtretung von Forderungen gegen die Concept Heidelberg GmbH ist ausgeschlossen. Die Aufrechnung von Forderungen ist nur mit unstreitigen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig.

6.3           Beanstandungen

Beanstandungen der Rechnungen können nur berücksichtigt werden, wenn sie innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung schriftlich gegenüber der Concept Heidelberg GmbH erfolgen.

7              Absage, Nichtteilnahme des Ausstellers, Rücktritt der Concept Heidelberg GmbH

7.1            Absage, Nichtteilnahme des Ausstellers

Die Standmiete ist auch dann in voller Höhe zu bezahlen, wenn der Aussteller seine Teilnahme absagt oder ohne eine solche Absage an der Veranstaltung nicht teilnimmt.

7.2           Rücktritt der Concept Heidelberg GmbH

Die Concept Heidelberg GmbH ist zum Rücktritt berechtigt, wenn

a) die vollständige Mietzahlung nicht bis spätestens zu dem in der Rechnung festgelegten Zeitpunkt eingegangen ist und der Aussteller auch nicht nach Ablauf einer ihm gesetzten Nachfrist zahlt;
b) der Stand nicht rechtzeitig, d.h. bis spätestens 1 Stunde vor der offiziellen Eröffnung erkennbar belegt ist;
c) der Aussteller gegen das Hausrecht verstößt und sein Verhalten auch nach Abmahnung nicht einstellt;
d) die Voraussetzungen für die Erteilung der Zulassung in der Person des angemeldeten Ausstellers nicht mehr vorliegen oder der Concept Heidelberg GmbH nachträglich Gründe bekannt werden, deren rechtzeitige Kenntnis eine Nichtzulassung gerechtfertigt hätte. Dies gilt insbesondere für den Fall der Eröffnung eines Konkurs- oder Vergleichsverfahrens sowie den Eintritt der Zahlungsunfähigkeit des Ausstellers. Der Aussteller hat die Concept Heidelberg GmbH über Eintritt dieser Ereignisse unverzüglich zu unterrichten. Die Concept Heidelberg GmbH kann in den oben genannten Fällen Ersatzansprüche geltend machen. Ziffer 8.1 findet entsprechende Anwendung.

8              Absage, Verlegung und Veränderung der Dauer der Fachausstellung

8.1           Absage, Verlegung und Veränderung der Dauer

Die Concept Heidelberg GmbH ist berechtigt, aus von ihr nicht verschuldeten, wichtigen Gründen unter Berücksichtigung der Interessen der Aussteller die Fachausstellung abzusagen, örtlich und zeitlich zu verlegen oder die Dauer zu verändern. Eine örtliche oder zeitliche Verlegung oder eine sonstige Veränderung wird mit Mitteilung an den Aussteller Bestandteil des Vertrages. Die Concept Heidelberg GmbH hat auch das Recht, die Messe/Ausstellung abzusagen, wenn nicht die erforderliche Mindestanzahl von Anmeldungen eingeht und die unveränderte Durchführung wirtschaftlich unzumutbar ist.

8.2           Ausfall der Veranstaltung

Findet die Fachausstellung aus Gründen, die die Concept Heidelberg GmbH nicht zu vertreten hat, oder aufgrund höherer Gewalt nicht statt, kann die Concept Heidelberg GmbH als Kostenbeitrag vom Aussteller einen Betrag von 25 % des Beteiligungsentgeltes verlangen. Hat der Aussteller zusätzlich kostenpflichtige Leistungen bestellt, können diese dem Aussteller zusätzlich in Rechnung gestellt werden.

8.3           Nachholen der Veranstaltung

Sollte die Concept Heidelberg GmbH im Falle einer notwendigen Verlegung statt Nichtdurchführung der Fachausstellung in der Lage sein, die Fachausstellung zu einem späteren Termin durchzuführen, so ist der Aussteller hiervon zu unterrichten. Der Aussteller ist berechtigt, innerhalb einer Woche nach Zugang dieser Mitteilung seine Teilnahme zu dem veränderten Termin abzusagen; in diesem Falle kann die Concept Heidelberg GmbH als Kostenbeitrag vom Aussteller einen Betrag von 25 % des Beteiligungsentgeltes verlangen.

Hat die Concept Heidelberg GmbH den Ausfall der Messe / Ausstellung zu vertreten, wird vom Aussteller kein Beteiligungsentgelt geschuldet. Weitere Ansprüche seitens des Ausstellers bestehen nicht.

9           Begonnene Veranstaltung

Muss die Concept Heidelberg GmbH aufgrund Eintritts höherer Gewalt oder aus anderen nicht von ihr zu vertretenden Gründen eine begonnene Veranstaltung verkürzen, so hat der Aussteller keinen Anspruch auf vollständige oder teilweise Rückzahlung oder Erlass des Beteiligungsentgeldes.

10          Pflichten des Ausstellers

10.1        Der Aussteller  hat auf eigene Kosten sicherzustellen, dass er die technischen Voraussetzungen für seine Beteiligung erfüllt. Insbesondere stellt er sicher – sofern er einen Online Vortrag gebucht hat – dass er alle Voraussetzungen erfüllt, um seinen Vortrag im Rahmen der Webkonferenzen pünktlich und reibungsfrei abzuhalten.

10.2        Nach Erhalt der Auftragsbestätigung werden die Aussteller durch E-Mailings über weitere Einzelheiten der Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Messe und der Webkonferenzen unterrichtet.

10.3        Die Vorträge in der Webkonferenz werden vom Veranstalter aufgezeichnet. Der Aussteller gewährt dem Veranstalter das vollumfängliche Recht, diese Aufzeichnungen – oder Teile davon – kostenfrei zur Ansicht zur Verfügung zu stellen sowie für folgende Veranstaltungen als Werbemedium zu nutzen.

10.4        Um einen Vortrag in der Webkonferenz zu halten, ist es zwingend erforderlich, an einer der vom Veranstalter organisierten Online-Generalproben teilzunehmen, um den organisatorischen Ablauf abzusprechen, die Technik zu prüfen und eine Einweisung in die Nutzung der Konferenz-Plattform zu erhalten. Nimmt der Teilnehmer nicht an einem der angebotenen Termine zur Generalprobe teil, verliert er seinen Anspruch auf einen Vortrag in der Webkonferenz.

10.5        Für sämtliche Inhalte seines virtuellen Messestands, seien es z.B. Texte, Grafiken, Verlinkungen, Katalogeinträge oder  Konferenz-Ankündigungen, trägt der Teilnehmer die alleinige Verantwortung, Rechte Dritter nicht zu verletzen. Er stellt den Veranstalter von Ansprüchen Dritter frei, die aus der Ausführung des Auftrages, auch wenn er storniert sein sollte, erwachsen. Der Veranstalter ist nicht verpflichtet, Eintragungen und Inhalte daraufhin zu überprüfen, ob sie Rechte Dritter beeinträchtigen oder ob sie den wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Sollten Dritte Ansprüche gegen den Veranstalter  wegen der rechtlichen bzw. wettbewerbsrechtlichen Unzulässigkeit des Eintrages geltend machen, so stellt der Aussteller den Veranstalter von sämtlichen geltend gemachten Ansprüchen einschließlich sämtlicher Kosten notwendiger Rechtsverteidigung auf erstes Anfordern frei.

10.6         Der Aussteller verpflichtet sich, während der gesamten Laufzeit der Webkonferenz, den LiveChat an seinem virtuellen Messestand mit mindestens einem kompetenten Mitarbeiter in der Zeit von 09:00 Uhr – 18:00 Uhr online zu besetzen und in dieser Zeit Anfragen von Besuchern zu beantworten. Der Veranstalter behält sich vor, im Falle der Missachtung, den virtuellen Messestand des Teilnehmers solange zu deaktivieren, bis der Chat wieder durch den Teilnehmer betreut wird.

10.7         Der Aussteller gestattet dem Veranstalter die Verwendung seines Logos sowie die von ihm im Rahmen der bereitgestellten Informationen und Medien zum Zwecke von Werbemaßnahmen für diese und zukünftige Veranstaltungen.

11             Bild- und Tonaufnahmen /Recording

Die Concept Heidelberg GmbH ist berechtigt, Fotografien sowie elektronische Aufzeichnungen (Recordings) vom Ausstellungsgeschehen, von den virtuellen Ständen anfertigen zu lassen und für Werbung oder Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass der Aussteller aus irgendwelchen Gründen Einwendungen dagegen erheben kann. Dies gilt auch für Aufnahmen, die Presse oder Fernsehen mit Zustimmung der Concept Heidelberg GmbH anfertigen.

12            Datenschutz

Der Aussteller ist verpflichtet, die Anforderungen der geltenden Datenschutzbestimmungen in eigener Verantwortlichkeit einzuhalten.

13            Sonstiges

Der Veranstalter  behält sich Änderungen und Ergänzungen vor, welche die technische Plattform sowie den Datenschutz betreffen.

Dieser Vertrag und sämtliche Verpflichtungen, die sich daraus ergeben, unterliegen deutschem Recht. Gerichtsstand und Erfüllungsort ist 69123 Heidelberg. Sollten einzelne  Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen oder eine Bestimmung im Rahmen sonstiger Vereinbarungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird dadurch nicht die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen berührt. An ihre Stelle soll eine angemessene Regelung treten, die der Absicht der unwirksamen oder fehlenden Bestimmung am ehesten entspricht.

 

Heidelberg, 16. November 2020, Version 01

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